Uma empresa precisa seguir os trâmites legais para não ter problemas com a Justiça em diversas áreas. Uma delas é deixar de fácil acesso os documentos da empresa no estabelecimento empregador, em local público e visível, para exibição à fiscalização e para conhecimento dos colaboradores.
Vamos entender melhor sobre os documentos da empresa de afixação obrigatória?
Os documentos previdenciários e trabalhistas são uns dos que precisam estar afixados em local visível e de livre acesso dentro de uma empresa por motivos legais. Eles devem estar disponíveis para conhecimento dos trabalhadores e da fiscalização da região. Os documentos da empresa são classificados em algumas modalidades, com uma extensa lista que varia de acordo com a fiscalização e a região. Confira os principais abaixo:
ALVARÁ DE LOCALIZAÇÃO DA PREFEITURA E CARTÃO DO CNPJ
Todas as empresas devem expor em local visível o alvará de localização da Prefeitura. Também é necessário exibir o cartão CNPJ da empresa.
ALVARÁ SANITÁRIO
Estabelecimentos dos segmentos de saúde, alimentício e zoonose devem apresentar em local visível o alvará expedido pela vigilância sanitária. Dependendo do estado e da cidade, essa regra pode se aplicar a todos os segmentos.
LAUDO DE VISTORIA DO CORPO DE BOMBEIROS
Todas as empresas necessitam ter o laudo de vistoria emitido pelo corpo de bombeiros.
OPÇÃO PELO SIMPLES
Empresas inscritas no Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples deverão manter na empresa, em local visível ao público, placa indicativa que esclareça se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte inscrita no SIMPLES.
LEI 2.211/1994 – SONEGAR É CRIME
Estabelecimentos comerciais são obrigados a afixar em local visível a frase “sonegar é crime”, indicando o pedido de notas fiscais por produtos e serviços adquiridos.
HORÁRIO DE TRABALHO
O quadro de avisos deve ter o horário de trabalho. Se ele não for único para todos os empregados ou para os de uma seção ou turma, deve ser discriminado. Se houver registro manual, mecânico ou eletrônico, deve constar a hora de entrada e saída, período de repouso e alimentação, ficando dispensado o uso do quadro nesse caso.
ESCALAS
Quando o serviço exige trabalho em dias que normalmente são destinados ao repouso, como os domingos e feriados, desde que devidamente autorizado, o empregado deve elaborar uma escala de revezamento. Nela, devem estar determinados os dias de folga.
GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
As cópias da Guia da Previdência Social devem estar afixadas no quadro de avisos durante todo o mês.
CONVENÇÕES COLETIVAS
Os acordos coletivos de trabalho e convenções devem estar visíveis aos colaboradores e fiscais durante todo o período que estiverem compreendidos.
FÉRIAS COLETIVAS
Se a empresa optar por férias coletivas, as datas de início e finalização do descanso devem estar afixadas no quadro de avisos.
INFORMAÇÕES SOBRE SAÚDE DO TRABALHO
Para prevenir doenças e acidentes no ambiente de trabalho, informações sobre saúde e segurança devem ser afixadas no quadro de avisos da empresa. Entre elas, devem estar: proteção contra incêndios, instalações elétricas, indústria da construção, mineração, explosivos, inflamáveis e combustíveis, água não potável, rotulagem não preventiva, mapas de riscos, trabalho portuário, caldeiras, transporte, movimentação, armazenagem e manuseio de materiais.
LEI 9.294/1996 – PLACAS DE “PROIBIDO FUMAR”
Essa lei proíbe o consumo de cigarros em locais fechados, independentemente de serem públicos, privados ou coletivos.
LEI 10.048/2000 – PLACAS DE ATENDIMENTO PREFERENCIAL
Empresas e estabelecimentos comerciais precisam ter estrutura para atendimento prioritário, apresentando placa que informe que pessoas com deficiência, idosos, gestantes, lactantes, obesos e pessoas com crianças de colo têm direito a atendimento preferencial nos termos da lei.
LEI 12.291/2010 (CDC LEI 8.078/1990)
Todos os estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços precisam oferecer, em local de fácil acesso, um exemplar do Código de Defesa do Consumidor.
LIVRO DE RECLAMAÇÃO DO PROCON
O empresário, comerciante ou prestador de serviços é obrigado a possuir um livro de reclamações. Sempre que solicitado, deve disponibilizá-lo de maneira imediata e gratuita ao cliente.
LEI 2.150/1993 – DIAS E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO
Estabelecimentos comerciais, especialmente os do Rio de Janeiro, devem afixar seus dias e horários de funcionamento, desde que não impliquem em redução da carga normal mensal de operação, de comum acordo com seus empregados e consideradas as prescrições trabalhistas vigentes.
LEI 2.087/1993 – BEBIDAS ALCOÓLICAS
Estabelecimentos que comercializam bebidas alcoólicas devem informar em placa, com o devido destaque, a seguinte informação: “O álcool é prejudicial à saúde, podendo causar dependência física e psicológica”.
LEI DA NOTA FISCAL OBRIGATÓRIA
De acordo com a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994, todo consumidor tem direito a receber Nota Fiscal e nenhum estabelecimento, por qualquer motivo, deve omiti-la.
LEI DO IMPOSTO DISCRIMINADO
A Lei 12741/12 indica a discriminação na nota fiscal ou em local visível dos impostos incidentes sobre os produtos comercializados.
Tenha uma assessoria contábil e garanta que documentos da empresa estejam disponibilizados corretamente
Como observado, a lista de documentos da empresa é bem longa e ainda existem outros cartazes obrigatórios de acordo com a atividade e com as legislações estaduais ou municipais. Para evitar problemas com a Justiça, é importante contar com uma assessoria contábil. A FRV, empresa de consultoria e assessoria contábil fundada há mais de 4 anos e com sede no Rio de Janeiro, oferece serviços contábeis, fiscais, trabalhistas, tributários e planejamento em geral. Por termos vasta experiência no ramo e uma equipe técnica de profissionais com mais de 15 anos de carreira, somos altamente qualificados para ajudar a sua empresa. Entre em contato conosco!