Considerado o pontapé inicial nas prestações de serviço, a ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza a relação entre a empresa e o cliente que contratou determinado serviço.
Na prática, a OS é um documento que faz parte do dia a dia da gestão e contabilidade de diversos negócios, além de ser uma ferramenta que ajuda a organizar os fluxos internos de trabalho.
Ela é como uma cartilha que norteia o serviço a ser prestado, em busca da excelência na relação entre empresa e cliente.
No artigo de hoje, elencamos os tópicos mais importantes sobre esse documento. Confira!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que registra, de maneira formal, o que deve ser realizado em um serviço contratado.
Ou seja, é ela que direciona o profissional ou a equipe, dentro de uma organização, em determinadas tarefas.
Logo, é a ordem de serviço que vai guiar o trabalho a ser entregue, mantendo um controle muito maior dos processos e prezando pelo alinhamento das atividades de cada profissional.
Além disso, a ordem de serviço é emitida assim que a venda é concretizada; normalmente a pedido do próprio cliente ou por determinação do gestor de operações da empresa prestadora de serviço.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que, além de formalizar um serviço contratado, serve como um instrumento que direciona o bom andamento da prestação de serviços.
Atualmente, a ordem de serviço está integrada a modernos softwares de gestão. Dessa forma, ela pode ser emitida mais rapidamente, em uma versão digital acessível e fácil de ser arquivada e compartilhada em dispositivos móveis e computadores.
Além de unificar informações, organizar o fluxo de trabalho e registrar o início de uma prestação de serviço, a OS pode detalhar cada etapa e função desempenhadas e ser utilizada para monitoramento e cumprimento de prazos.
Essa ferramenta também diminui as chances de erros operacionais, já que registra tudo o que é necessário para uma prestação de serviços bem-sucedida, garantindo a satisfação do cliente.
Tipos de ordem de serviço
A ordem de serviço não é nenhuma novidade no mercado e pode ser utilizada por diversos segmentos comerciais e industriais. Por isso, existe mais de um tipo de OS, como, por exemplo:
- ordem de serviço para manutenção;
- inspeção de segurança;
- realização de eventos;
- serviços de contabilidade;
- entre outros.
Muitas pessoas se surpreendem ao ouvir falar na ordem de serviço na contabilidade, já que ela não é um documento contábil obrigatório.
Mesmo assim, ela auxilia na gestão dos serviços prestados, resultando em estratégias e análises muito mais assertivas dentro da empresa. Afinal, os processos da contabilidade precisam de muita organização, alinhamento e monitoramento.
Em nosso escritório de contabilidade RJ, a ordem de serviço é um documento estratégico e que pode ser adotado por nossos clientes para melhorar os resultados de gestão empresarial.
Quando a ordem de serviço deve ser emitida?
A ordem deve ser emitida assim que o cliente contrata a empresa para fazer a prestação de serviços. Ele deve ser entregue a pessoa responsável pela gestão do trabalho.
Com a ordem de serviço em mãos, o gestor consegue definir as atividades prioritárias e, assim, centralizar as principais informações pertinentes à prestação dos serviços.
Como fazer uma ordem de serviço?
A ordem de serviço, por muito tempo, foi um documento em formato físico. Ainda existem diversos modelos que podem ser impressos e preenchidos manualmente.
No entanto, com o avanço da tecnologia, a possibilidade de utilizar arquivos digitais facilitou muito a gestão das ordens de serviço que, agora, podem ser distribuídas pela internet.
Depois de escolher qual o melhor formato para utilizar na sua empresa, o treinamento da equipe que terá contato com a ordem de serviço deve ser realizado, justamente para que todos se familiarizem e se acostumem com ela.
Só assim, você terá a segurança de que a ferramenta será mesmo eficaz dentro do seu negócio.
Integre a OS aos seus serviços contábeis
Agora que você já sabe a importância da ordem de serviço, pode integrar essa ferramenta aos seus serviços contábeis, inclusive para o controle financeiro e orçamentário e fechamentos periódicos.
Conheça as soluções oferecidas pela FRV, escritório de contabilidade RJ. Afinal, aqui, proporcionamos uma assessoria completa para que a sua empresa vá mais longe!